Politique de confidentialité
1.POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
1.1.Objectif
Notaire Dinel inc. (l’« Entreprise ») reconnaissent la sensibilité des renseignements personnels qu'ils obtiennent dans l'exercice de leurs activités et l’importance d’en préserver la confidentialité. Les renseignements personnels sont notamment recueillis, utilisés, communiqués, conservés et, selon le cas, détruits conformément à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (c. A-2.1), la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (c. P-39.1) et le Code des professions (c. C-26), (collectivement, les « Lois »).
1.2.Définitions
Par « renseignement personnel », les Lois entendent tout renseignement concernant une personne et permettant de l’identifier directement ou indirectement. Ceci inclut entre autres vos nom, adresse, courriel, numéro de téléphone, genre, date de naissance, numéro d’assurance sociale, renseignements bancaires, renseignements quant à votre emploi, informations financières ou qui concernent la formation professionnelle, l’admission et tout dossier disciplinaire.
1.3. Politique
Cette politique décrit les principes et les pratiques que l’Entreprise suit dans le traitement des renseignements personnels. Elle s'applique à l’Entreprise et à ses employés dans la mesure prévue ci-après
2. RESPONSABILITÉ DE L'ENTREPRISE
2.1 Engagement
L’Entreprise s’engage à s’acquitter de toutes les exigences relatives à la protection, à la cueillette, à l'utilisation, à la communication, à la conservation et à la destruction des renseignements personnels prévues par les Lois, les autres lois applicables à la conduite de ses activités.
2.2. Mesures de sécurité
L’Entreprise s'assure également de mettre en place des mesures de sécurité raisonnables contre des risques tels que l'accès, la cueillette, l'utilisation, la divulgation, la copie, la modification, ou la destruction non autorisés de tout renseignement personnel sous sa garde et son contrôle. Pour plus d’informations sur ces mesures de sécurité, veuillez consulter la section « Sécurité des renseignements », ci-après.
2.3.Responsable
À ce titre, la personne responsable de la protection des renseignements personnels ainsi que le département juridique de l’Entreprise, sont chargés de s'assurer que l’Entreprise a mis en place des politiques et des pratiques appropriées pour protéger les renseignements personnels dont l’Entreprise a la garde et le contrôle. Ils ont aussi la charge d’assurer la conformité de ces politiques et de ces processus avec les Lois et autres lois applicables.
3.GOUVERNANCE
Afin d’assumer adéquatement ses responsabilités en matière de protection des renseignements personnels, l’Entreprise offre un programme de sensibilisation à la protection des renseignements personnels à l’interne, lequel inclut plusieurs formations interactives pour ses employés dans les domaines de la protection de la vie privée et de la cybersécurité.
4.RENSEIGNEMENTS RECUEILLIS PAR L’ENTREPRISE
4,.1.Types de renseignements recueillis
Dans la conduite de ses activités, l’Entreprise recueille plusieurs types de renseignements personnels. Cette cueillette ne vise que les renseignements personnels qui sont raisonnablement nécessaires pour ses fins, en fonction de votre statut auprès de l’Entreprise, notamment:
Si vous êtes un client, elle recueille vos noms, coordonnées, occupation, date de naissance, numéro d’assurance sociale, pièces d’identité et informations fiscales ou financières dans le cadre de la planification successorale.
Si vous êtes un employé, elle recueille vos nom, coordonnées, date de naissance, numéro d’assurance sociale, renseignements bancaires, afin de procéder au dépôt de votre paye, sexe, renseignements contenus dans votre curriculum vitae, diplômes, acquis expérientiels, renseignements médicaux lors de demandes d’accommodement et autres renseignements pouvant influencer votre emploi.
Si vous êtes un candidat à un poste à pourvoir à l’Entreprise : elle recueille vos nom, adresse courriel ainsi que les renseignements contenus dans votre curriculum vitae.
5.FINS POUR LESQUELLES L’ENTREPRISE RECUEILLE VOS RENSEIGNEMENTS
5.1.Fins
L’Entreprise recueille, utilise, communique et conserve des renseignements personnels sur ses employés ainsi que les Partenaires aux fins d’assurer la conduite de ses activités.
Dans le cadre de ses activités, l’Entreprise, notamment :
Identité et coordonnées, y compris votre prénom, nom, adresse, numéro de téléphone, date de naissance, état civil, numéro de passeport, numéro d’assurance-maladie, expérience professionnelle, formation ou antécédents professionnels, situation fiscale, numéro d’employé, titre du poste et fonction et autres Renseignements personnels concernant vos préférences liées à nos services;
Renseignements liés à la facturation, notamment votre compte bancaire et autres données requises pour le traitement des paiements et de la prévention de la fraude, y compris les numéros de cartes de débit et de crédit, le numéro d’assurance sociale;
Renseignements de nature commerciale, notamment les renseignements fournis dans le cadre de la relation contractuelle ou de la relation client entre vous ou votre entreprise et l’Entreprise, ou autrement fournis volontairement par vous ou votre entreprise;
Renseignements pertinents à nos conseils juridiques, notamment les Renseignements personnels pertinents pour les litiges, les plaintes, les enquêtes, l’arbitrage ou d’autres conseils juridiques demandés;
Données portant sur le profil et l’utilisation, notamment pour accéder au site Web de l’Entreprise ou aux plateformes ou services protégés par mots de passe, vos préférences quant à l’envoi de courriels de marketing de notre part, vos préférences en matière de communications et de renseignements portant sur la façon dont vous utilisez notre site Web, y compris les services que vous avez consultés ou recherchés, le temps de réponse des pages, les erreurs de téléchargement, la durée des visites et les renseignements concernant l’interaction avec les pages (notamment le défilement, les clics et les passages avec la souris). Pour en apprendre davantage sur notre utilisation des témoins ou d’une technologie similaire, veuillez consulter notre Politique concernant les témoins (cookies);
Données de nature technique, notamment les renseignements recueillis durant vos visites de notre site Web, l’adresse de protocole Internet (IP), les données sur les connexions, le type de navigateur et sa version, le type d’appareil, les paramètres du fuseau horaire, les types et versions des modules complémentaires du navigateur, le système d’exploitation et la plateforme. Pour en apprendre davantage sur notre utilisation des témoins ou d’une technologie similaire, veuillez consulter notre Politique concernant les témoins (cookies);
Données d’accès physique, relativement aux détails de vos visites de nos bureaux;
Renseignements personnels sensibles, notamment des renseignements sur votre origine raciale ou ethnique, vos opinions politiques, vos convictions religieuses, vos activités syndicales, votre santé physique ou mentale, votre vie sexuelle et votre orientation sexuelle ou des détails sur des infractions criminelles ou des données génétiques ou biométriques pouvant être recueillis dans le cadre d’un dossier avec vous.
Par exemple, si nous vous conseillons dans un dossier, il pourrait arriver que nous recueillions des Renseignements personnels sensibles. Lorsque nous traitons des Renseignements personnels sensibles dans le cadre de services à la clientèle et d’autres services comparables, nous le faisons de façon à vous aider ainsi que votre entreprise à établir ou à exercer vos droits et recours.
Veuillez prendre note de ce qui suit :
Si vous nous fournissez des Renseignements personnels sur toute autre personne que vous, vos employés, des tiers, vos conseillers ou vos fournisseurs, vous devez vous assurer qu’ils comprennent l’utilisation qui sera faite de leurs Renseignements personnels, et qu’ils vous ont donné l’autorisation de nous les communiquer et de permettre à nos fournisseurs de les utiliser.
6. VOTRE CONSENTEMENT
6.1.Informations recueillies
Les renseignements personnels ne sont recueillis, utilisés et communiqués qu’avec votre consentement ou dans la mesure où la loi l’autorise.
6.2.Donner votre consentement
Le consentement à la cueillette, à l’utilisation ou à la communication de renseignements personnels peut être explicite ou implicite et peut être donné par écrit, verbalement, électroniquement ou par l’intermédiaire d’un représentant autorisé. En fournissant vos renseignements personnels lors de l’utilisation des Sites Web de l’Entreprise (tels que collectivement appelés dans les Modalités et conditions d’utilisation), en communiquant avec l’Entreprise par moyens technologiques, par téléphone ou en personne, vous consentez aux modalités prévues à la présente politique. Dans certains cas, l’Entreprise demandera un consentement explicite pour utiliser ou communiquer vos renseignements personnels, et ce, dans la mesure où cela est requis en vertu des Lois.
6.3.Retirer votre consentement
Vous pouvez retirer votre consentement à la cueillette, à l’utilisation ou à la communication de vos renseignements personnels à tout moment en communiquant avec Véronique Dinel, responsable de la protection des données, au vdinel@notaireexpert.com ou 514.427.2767.
Toute demande de retrait peut être refusée par l’Entreprise en raison de restrictions légales ou contractuelles et est sujette à un préavis raisonnable. Vous serez alors informé des conséquences d'un tel retrait, qui peuvent résulter en l'impossibilité de continuer de faire affaires avec vous ou de fournir un service.
7.COMMUNICATION DE RENSEIGNEMENTS À DES TIERS
7.1.Obligation de divulgation
L’Entreprise peut divulguer vos renseignements personnels pour se conformer à toute ordonnance du tribunal, loi ou procédure judiciaire, y compris pour répondre à toute demande gouvernementale ou réglementaire conformément aux lois applicables, pour faire respecter ou appliquer ses conditions d'utilisation et autres accords ou si elle croit que la divulgation est nécessaire ou appropriée pour protéger ses droits, sa propriété ou sa sécurité ou ceux d'autres personnes. Cela comprend l'échange de renseignements avec d'autres entreprises et organisations à des fins de protection contre la fraude. L’Entreprise communique également au Conseil de discipline les renseignements recueillis dans le cadre des enquêtes.
7.2. Mandataires, fournisseurs ou autre service
L’Entreprise peut communiquer les renseignements personnels qu’elle recueille comme décrit dans la présente politique à des mandataires, fournisseurs et d'autres tiers dont elle utilise les services dans la conduite de ses activités, incluant ses fournisseurs en matière de technologies de l’information, de services comptables, ses auditeurs et ses conseillers juridiques externes. Ces tiers sont contractuellement obligés de garder les renseignements personnels confidentiels, de les utiliser uniquement aux fins pour lesquelles l’Entreprise les divulgue et de traiter les renseignements personnels selon les normes énoncées dans la présente politique et en respect des Lois.
7.3.Retirer votre consentement
Pour retirer votre consentement à la communication de renseignements personnels à un tiers, veuillez consulter la section 6 « Votre consentement » de la présente politique.
8.SÉCURITÉ DES RENSEIGNEMENTS
8.1.Protection des renseignements personnnels
La sécurité de vos renseignements personnels est très importante pour l’Entreprise. Elle a mis en place des politiques et mesures de sécurité physiques, organisationnelles, contractuelles et technologiques appropriées et raisonnables afin de protéger vos renseignements personnels contre la perte ou le vol, et contre l’accès, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisés. Elle a également pris des mesures pour faire en sorte que seuls ses employés et, le cas échéant, ses administrateurs, membres de comités, mandataires et fournisseurs de services qui doivent absolument avoir accès à vos renseignements personnels dans le cadre de leurs fonctions soient autorisés à y accéder. Les personnes à l’emploi de l’Entreprise, incluant les dirigeants, les gestionnaires et le personnel temporaires ou permanents, ses administrateurs et membres de comités sont assujettis à un code d’éthique qui requiert de protéger les renseignements et l’information détenus par l’Entreprise. Ces personnes ont signé un engagement à cet effet.
8.2.Tiers ayant accès à des renseignements personnnels
Les tiers ayant accès aux renseignements personnels dont l’Entreprise a la garde ou le contrôle sont informés de la présente politique et des autres politiques et processus applicables pour assurer la sécurité et la protection des renseignements personnels. Tous les tiers doivent accepter de se conformer aux politiques et aux processus avant de commencer leur fourniture de services et mandat à l’Entreprise.
8.3 Sécurité absolue
Malgré ces mesures, aucune méthode de transmission ou de conservation n’est sûre à 100 % ni à l’abri d’une erreur. Par conséquent, l’Entreprise ne peut pas garantir une sécurité absolue. Si vous avez des raisons de croire que votre interaction avec l’Entreprise n’est plus sécurisée (notamment, si vous craignez que vos renseignements personnels soient compromis), veuillez nous joindre immédiatement en utilisant les coordonnées indiquées à la section « Nous joindre » ci-après. Par ailleurs, si nous avons connaissance d’un incident de sécurité touchant vos renseignements personnels, nous vous en informerons et nous aviserons aussi les autorités compétentes, le tout conformément aux lois applicables.
9.CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS
9.1.Temps de conservation
Sauf autorisation ou exigence contraire des Lois ou de la réglementation applicable, l’Entreprise ne conserve vos renseignements personnels que le temps nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles nous les avons recueillis, y compris aux fins de satisfaire aux exigences légales, professionnelles (notaire), comptables ou en matière d’avis aux instances gouvernementales et réglementaires appropriées.
9.2. Anonymisation des renseignements
Dans certaines circonstances, l’Entreprise pourrait anonymiser vos renseignements personnels afin qu'ils ne puissent plus vous être associés, directement ou indirectement. Elle se réserve alors le droit d'utiliser ces données anonymes à des fins légitimes sans autre préavis ni votre consentement, le tout en conformité avec les Lois et règlements.
10.ACCÈS À VOS RENSEIGNEMENTS ET RECTIFICATION
10.1.Informations exactes
Il est important que les renseignements personnels que l’Entreprise détient à votre sujet soient exacts et à jour. Veuillez tenir l’Entreprise informée si vos renseignements personnels changent. Les Lois prévoient que vous avez le droit de demander l'accès aux renseignements personnels que l’Entreprise détient à votre sujet et le droit de rectifier ces derniers.
10.2.Vérification de vos informations
Si vous souhaitez examiner, vérifier, rectifier les renseignements personnels que l’Entreprise détient sur vous, vous devez communiquer par écrit avec l’Entreprise en utilisant les coordonnées indiquées à la section « Nous joindre » ci-après. La demande doit fournir suffisamment de détails pour permettre à l’Entreprise de la traiter.
10.3.Renseignements spécifiques
L’Entreprise peut vous demander des renseignements spécifiques pour l’aider à confirmer votre identité et votre droit d'accès, et pour vous fournir les renseignements personnels qu’elle détient à votre sujet ou pour apporter les modifications demandées. Les lois applicables peuvent autoriser ou obliger l’Entreprise, dans certaines circonstances, à refuser de vous donner accès à tout ou partie des renseignements personnels qu’elle détient à votre sujet. Si elle ne peut pas vous donner accès à vos renseignements personnels, l’Entreprise vous informera des raisons, sous réserve de toute restriction légale ou réglementaire
11.TRAITEMENT DES PLAINTES
11.1.Insatisfaction quant au traitement de vos renseignements
Si vous n’êtes pas satisfait de la façon dont l’Entreprise a traité vos renseignements personnels, vous pouvez déposer une plainte auprès de l’Entreprise en communiquant aux coordonnées indiquées à la section « Nous joindre » ci-après. La plainte fera l'objet d'une enquête par la personne responsable de la protection des renseignements personnels pertinente, qui déterminera si le traitement des renseignements personnels est conforme aux politiques, protocoles et pratiques de l’Entreprise et à toute loi applicable. La personne qui dépose la plainte sera informée de tout progrès ou résultat de l'enquête dans les 30 jours suivant la plainte.
12.NOUS JOINDRE
12.1.Coordonnées
L’Entreprise accueillera vos questions et commentaires concernant la présente politique et ses pratiques en matière de confidentialité. Elle recevra et répondra également à votre demande de renseignements concernant son traitement de vos renseignements personnels, sa conformité à la présente politique et aux Lois.
Si vos question, commentaire ou demande concernent des renseignements personnels généralement détenus par l’Entreprise, veuillez communiquer par écrit avec :
Responsable de la protection des renseignements personnels général en communiquant avec Véronique Dinel, responsable de la protection des données, au vdinel@notaireexpert.com ou 514.427.2767.
Adresse postale de la responsable de la protection des renseignements personnels:
A/S Véronique Dinel
NOTAIRE DINEL INC.
161A boul de l’Ange-Gardien
L’Assomption (Québec) J5W 1R3
13.HISTORIQUE DES VERSIONS DE LA POLITIQUE
13.1.1ère version 22 septembre 2023
Cette première version de la Politique de confidentialité de l’Entreprise approuvée par son Responsable de la protection des renseignements personnels a été adoptée et est entrée en vigueur le 22 septembre 2023.
Vous êtes responsable de visiter périodiquement les sites Web de l’Entreprise et la présente politique pour vérifier tout changement qui y aurait été apporté.